Avril 2008

Lundi le 14 avril 2008, nous recevions au RAAOQ comme conférencier invité M. Jean-Marc Richard fondateur et à plusieurs reprises président du club d'astronomie de Laval. Jean-Marc s'est impliqué durant de nombreuses années dans le projet de construction de l'observatoire de Laval et dans de nombreuses organisations et activités astronomiques. Le club de Laval organise à chaque automne le COLLOQUE CCD et ils ont été l'hôte de plusieurs congrès de la FAAQ. Comme nous avons un projet embryonnaire de devenir un jour l'hôte d'un futur congrès de la FAAQ dans la région de l'Outaouais (ce serait une première), nous l'avons invité afin qu'il nous explique  ce qu'implique une telle organisation.

Jean-Marc nous a expliqué ses expériences vécus au niveau de l'organisation et les choses à faire et à ne pas faire. Nous avons pris beaucoup de notes et accueillis ses conseils avec intérêt.

En résumé, voici les principaux points importants qu'il faut considérer:

-Il est important que les organisateurs aient un bon esprit d'équipe. Il faut compter sur plusieurs personnes fiables et compétentes qui iront au bout de leur mandat. Il faut tous travailler à l'objectif commun soit d'offrir un congrès réussi.

-Il faut choisir un thème rassembleur relié à l'astronomie.

-Il faut se prendre au moins 1 an à l'avance de la date prévue pour débuter l'organisation. Si on s'engage, il faut aller jusqu'au bout.

-Il faut rester humble et ne pas chercher à faire trop gros.

-Il faut prévoir  une participation d'au moins 125 personnes.

-Il faut idéalement tout faire à partir du même endroit (ex: hôtel avec salle d'exposition, salle de conférence, salle pour kiosque). Il faut réduire les déplacements pour les repas.

-Il faut prévoir la papeterie (pochettes, macarons, etc), des ordinateurs en double, des pauses cafés, les systèmes de son pour les conférences.

-Il faut aller chercher des commanditaires régionaux et extérieurs.

-Il faut prévoir l'hébergement pour les congressistes, une salle assez grande pour les kiosques, une salle pour le banquet et le brunch, une grande salle pour la conférence du samedi soir dépendant aussi si le public est invité, le vin d'honneur, le vin lors du banquet, le brunch du dimanche matin, deux conférenciers invités de marque (samedi soir et le matin du dimanche lors du brunch).

-Il faut prévoir des conférenciers le samedi (habituellement des astronomes amateurs)

-La date du congrès serait à la fin septembre où les prix des hôtels sont plus bas dans cette période.

-Il faut prévoir créer un site web convivial avec des formulaires pour que les gens s'inscrivent directement en ligne et voient automatiquement leur nom apparaître comme participants.

-Il faut demander la complicité de la ville, de l'office du tourisme de la région et prévoir beaucoup de publicité pour annoncer l'événement.

-Il faut prévoir des gens pour s'occuper de l'accueil le vendredi soir et le samedi matin et pour placer les équipements, kiosques, etc.

-Il faut prévoir offrir trois types d'hôtel à proximité dont un à prix modique.

-Il faut prévoir organiser toute la logistique de fonctionnement lors du congrès.

-Il faut envoyer un projet de budget à la FAAQ pour approbation au moins 1 an à l'avance.

-Le prix du congrès sera déterminé en fonction du nombre de participants. La FAAQ assume les pertes ou profits à 50%.

-La FAAQ offre tout le support pour aider à l'organisation et nous pouvons compter aussi sur Jean-Marc Richard qui a beaucoup de contacts. Le dépôt pour la réservation du congrès à l'hôtel est défrayé par la FAAQ.

-Il faut prévoir du temps pour que les gens puissent avoir le temps de visiter les kiosques et échanger entre eux.

-Ce qui coûte le plus cher, ce sont les repas (banquet et brunch), vin et les pauses cafés.

-Les gens paient ce que ça coûte dans les frais d'inscription.

-Il est important à ce que les conférenciers respectent l'horaire à la lettre.

-Les panneaux pour les kiosques ne sont pas fournis par les hôtels. Il faut prévoir s'en procurer. (vérifier auprès de la ville, expos-science).

-Si on organise un congrès, la FAAQ peut nous fournir la liste des membres.

-Pour le banquet. il faut élaborer plusieurs menus au choix.

-Le coût approximatif pour la location de salles, brunch et banquet dans un hôtel est d'environ $7000.

-Un buffet coûte moins cher que le service aux tables.

-Prévoir des étiquettes en blanc pour ceux qui ne se sont pas inscrit.

-Exiger des chèques lors des inscriptions.

-Se faire une feuille de route avec les tâches et échéances à respecter.

-Pour pouvoir être qualifié pour signer les chèques et reconnu par l'hôtel, le club pourrait devoir s'incorporer. Cependant, on pourrait opérer sous la bannière de la FAAQ.

C'est un très beau projet en soi mais CA PREND UNE ÉQUIPE DYNAMIQUE QUI IRA JUSQU'AU BOUT. Nous aurons l'occasion d'en discuter au cours des prochaines semaines et mois à venir.

Entre temps, vous pouvez consulter le site web de la FAAQ pour voir les images des anciens congrès et regarder le site web du prochain congrès de la FAAQ qui aura lieu à Québec du 10 au 12 octobre 2008. Cela vous donnera une bonne idée de ce que c'est.

Nous avons également discuté de l'achat de chandails et autres équipements portant l'écusson brodé du RAAOQ afin de représenter notre groupe lors des activités astronomiques que André Laviolette nous avait présenté. lors de la dernière réunion. André est maintenant prêt à passer les commandes pour les chandails de couleurs et de grandeur de votre choix . Nous avons choisi le chandail de couleur ROUGE CANNEBERGE avec l'écusson brodé comme couleur officielle du groupe. Vous pouvez quand même en choisir de d'autres couleurs de votre choix. Si vous êtes intéressés de passer une commande, communiquer directement avec André ( lavi.ateur@sympatico.ca ). Vous pouvez consulter les messages à cet effet sur le forum du RAAOQ.

Daniel Rollin a fait le tour du ciel du mois. Saturne est encore superbe à observer dans le Lion près de Régulus et Jupiter est très basse dans le Sagittaire.

Nous vous invitons à notre prochaine réunion lundi le 12 mai prochain à partir de 19h à notre local de Masson.

On vous attends.

Voici l'ambiance de la rencontre en images

 

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